Como viabilizar internamente la Implantación de un software integrado de Salud Ocupacional y Seguridad del Trabajo?
Como convencer a los directivos de la empresa?
Este artículo está dirigido a todos los profesionales responsables de la salud y seguridad ocupacional dentro de las organizaciones, especialmente las de mediano y gran tamaño que desean empezar un proyecto de sistematización de la gestión de Salud Ocupacional y Seguridad del Trabajo.
- Introducción
- Problemas Actuales
- Porque adquirir un software?
- Que “GANA” la compañía implantando un software de S & S?
- Los riesgos en la implantación de software
- Beneficios
1. Introducción
En las últimas décadas han ocurrido profundos y rápidos cambios en las tecnologías informáticas aplicadas a la gestión de las empresas.
Las áreas que hace un tiempo ni siquiera existían, ahora se consideran “estratégicas” para la gestión y administración.
Las áreas que han tenido un crecimiento vertiginoso, en términos de preocupación (y no necesariamente en inversiones), han sido las de Salud y Seguridad. Al mismo tiempo, a nivel gubernamental, en los últimos años han surgido varias normas, leyes y decretos, que hacen crucial el cumplimiento de la Legislación de Salud Ocupacional, Seguridad y Medio Ambiente de las empresas.
Debido a que son áreas relativamente nuevas (en el sentido de relevancia) dentro de las organizaciones, la preocupación es evidente y se hace necesario realizar un seguimiento sistemático de las actividades de las personas involucradas, especialmente los médicos, enfermeras, ingenieros, técnicos, entre otros profesionales, teniendo en cuenta la responsabilidad laboral, civil, e incluso penal, de los dueños de las empresas y los responsables de éstas áreas.
El control sistemático, utilizando una base de datos, permite ayudar a prevenir los problemas planteados.
Éste artículo pretende mostrar los problemas y las posibles soluciones que se logran con la implementación de un software, los riesgos asociados a los controles manuales y los beneficios que se obtienen con un software de gestión integral de Salud y Seguridad del trabajo.
2. Problemas Actuales
Los principales problemas para quienes tienen que lidiar con los controles propios de la actividad se reducen a lograr diferenciar entre solo sistematizar o implementar una rutina sistemática que controle las actividades a través de un software de Gestión Integrada.
Que significa sólo sistematizar?
Significa comprar computadores, ponerlos solos o en red, crear algunos documentos estandarizados en Word (Ejemplo: Certificado de Salud), la creación de algunas hojas de cálculo en Excel (Ejemplo: Control de accidentes), etc.
De esta manera el equipo se utiliza como una herramienta de ayuda para la vida cotidiana, para dar la “impresión” de que la empresa utiliza recursos informáticos.Sin embargo, esta alternativa no resuelve el problema de fondo, y sigue creando la sensación de que la empresa en esta área trabaja de una manera sistematizada, con una base de datos.
Recientemente encontramos una empresa donde todas las historias médicas estaban siendo llevadas en planillas de excel, una planilla para cada uno de los empleados de la empresa (cerca de 1000 planillas siendo manipuladas!). No es necesario decir que esta alternativa para obtener información estadística es extremadamente difícil de manejar.
En el contacto con las empresas a lo largo de los últimos años nos hace comprobar que hay una gran preocupación por éste tipo de alternativas, considerando especialmente aspectos de seguridad, confidencialidad y manipulación de los datos en planillas.
Hay frustración con los datos que desaparecen de las hojas de calculo, los graves problemas de integración de datos entre los diversos sectores de la empresa y obviamente las dificultades para tener datos estadísticos desde hojas de trabajo o planillas.
Que significa implantar un software de gestión integrado?
Significa utilizar un sistema de información estructurado y sistematizado, que permita el registro de los datos en una base de datos única que los guarde en una misma estructura corporativa y los deje a disposición de los responsables dentro de la organización, inclusive con su historial.
Que significa esto en la práctica?
Significa que los procesos de salud y seguridad en la empresa serán registrados siempre en un mismo software y base de datos, teniendo así una rutina segura desde el punto de vista operacional y de la conservación de la información.
Para ilustrar mejor, alguien imagina al departamento de Recursos Humanos realizando un cheque de pago de Nomina a mano y calculando manualmente el valor a pagar? Además del trabajo que esto significa, la razón principal por la que esto no se hace de ésta manera es porque la empresa necesita tener los datos almacenados en una base de datos corporativa SEGURA, para su uso posterior.
Sera que un cheque de pago de Nomina realizado manualmente transmite confianza?
De la misma manera, diversos procesos administrativos de Salud y Seguridad del trabajo necesitan controles, citemos algunos de ellos para aclarar mejor la cuestión:
Emisión de Certificados de Salud / Emisión del Certificado de Liquidación por razones de Salud / Comunicación de accidentes de trabajo, Recibo de entrega de los EPP, generación de diversos informes, historias clínicas, informe médico anual entre otros.
En general, es posible comprobar la existencia de más de 30 rutinas o procesos administrativos en una empresa con controles diferentes en el área de la salud y seguridad.
A través del control UNICAMENTE manual o con planillas de Excel o archivos en Word, las empresas cuentan con una lista o un conjunto de documentos separados y sin la integración y menos con la SEGURIDAD y CONFIDENCIALIDAD requerida.
Implantando un software como herramienta de ayuda, sería posible mantener todos los registros en una única base de datos, manteniendo los datos históricos por años, sin el riesgo de pérdidas, proporcionando un acceso seguro, controlado y confidencial de la información.
Al mismo tiempo crea un efecto de sinergia con la integración de las áreas de Salud y Seguridad del trabajo, permitiendo que procesos de recursos humanos se integren operacionalmente con los programas de riesgos en el día a día.
El uso de un sistema de información permite la fácil implantación de procedimientos y políticas estandarizadas, haciendo así una gestión unificada para la empresa.
Significa que a la hora de requerir una información estadística, podrá ser generada más fácilmente, ya que la información estará guardada en la base de datos de la empresa.
Esto significa que la imagen de la empresa ante los proveedores, la certificación ISO, impuestos, etc, estará siendo destacada por su eficacia y la eficiencia por los controles en atención ambulatoria, en el área de Medicina y Seguridad del trabajo.
Otro problema muy común en las empresas es el tiempo dedicado internamente para generar estadísticas y controles manuales, desviando así al personal de seguridad de sus funciones prioritarias de prevención.
3. Por que adquirir un software ya listo?
Entonces surge la pregunta: Por que los usuarios de Salud y Seguridad quieren un software? La empresa ya compro los computadores que fueron solicitados ……
Para que lo necesitan? Solo para registrar “la historia clínica”?
En este punto, lo ideal (y eso siempre ayuda) es mostrar y explicar a los tomadores de decisiones de su empresa, una rutina administrativa básica de las áreas de Salud y Seguridad y como éstas rutinas muchas veces se convierten en un conjunto de datos en “n” documentos, sin integración y sin posibilidad de generar INFORMES que posibiliten a futuro la PREVENCIÓN.
Se debe explicar principalmente que DEBERÍA hacer el área de SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD DEL TRABAJO de acuerdo a lo exigido por la legislación y como esto no es VIABLE realizándolo manualmente …….
Explicar que las áreas de Salud y Seguridad están vigiladas y tienen solicitudes de diversas entidades, como ministerios, superintendencias, EPS, ARP, ARS, entre otros.
Finalmente explicar que en la forma en que funcionan, SIN un software y SIN una base de datos confiable, es difícil levantar manualmente los informes e indicadores estadísticos que los propios directivos de la empresa solicitan…..
Después de explicar todo esto, pregunte solo para efectos comparativos, si en algún momento la empresa CUESTIONO la necesidad de un software en el área de contabilidad…..
¿Alguien se imagina al contador de la empresa preparando manualmente los datos del libro mayor, saldos diarios, libro mayor y balance? Esta escena era posible en los años 30 o 40…. Hoy ese procedimiento manual no es aceptado por la Superintendencia Financiera de Colombia….
4. Que “gana” la empresa con la implementación de un software de Gestión de Seguridad y Seguridad del Trabajo?
Bueno, en este punto usted es capaz de explicar sus problemas y puede demostrar porque es importante sistematizar y automatizar su rutina.
La dirección ya entendió que la empresa necesita una solución sistematizada.
Pero entonces surge la pregunta fatal, esa pregunta que crea el riesgo de que su iniciativa se caiga …….
Cuál será el retorno financiero para la empresa? En cuento tiempo la inversión ( US dólars ) del software de Salud y Seguridad retornará a la empresa?
Vamos a tratar de responder con otras preguntas:
– Cuál es el retorno de los extintores que recientemente se compraron para la empresa? (Un extintor no tiene retorno, pero que pasaria si no está en el momento en que los requieran!…)
– Cuál es el costo actual de No tener controles administrativos históricos?
– Cuál es el riesgo de multas impuestas por el Ministerio del Trabajo por no realizar exámenes periódicos a sus empleados?
– ¿Cuál es el riesgo de perder una demanda laboral por no encontrar los recibos de pago de afiliación a la ARP?
– Como obtener los certificados ISO (9000/ 14000 /etc) sin mostrar que tienen los controles de las historias médicas/EPP/ capacitaciones en seguridad/ mapa de riesgos etc., en un sistema de información?
– Cuál es el valor agregado para mostrar a nuestros proveedores que la empresa cumple con los requisitos de salud y seguridad?
Vamos a tratar de responder mostrando que…
– Las pruebas de laboratorio pueden ser controladas más de cerca con cada uno de los laboratorios externos … (menor costo).
– Los gastos de EPP serán menores, ya que los empleados saben que ahora hay un sistema de control de los mismos …… (Menor costo)
– Que el riesgo de tener un funcionario no entrenado o habilitado será menor implantando un control permanente de los entrenamientos vencidos ….(menores costos de accidentes)
– Que el ausentismo puede ser controlado registrando en una base de dados única las faltas de los empleados
– Que podemos bajar los índices de Enfermedades y Accidentes de la empresa con un mejor control automatico.
Bueno, si al final de todos estos argumentos todavía tiene problemas, siempre vamos a tener la capacidad de decir que el principal competidor de la compañía hace mucho tiempo compró un sistema similar ……..y este argumento muchas veces es invencible!!
5. Riesgos de la implantación de un software
Bueno ya convencimos a los directivos ….. ahora?
Estos son algunos consejos para disminuir sus riesgos:
– Escoja un software en función de sus necesidades y posibilidades financieras.
– Compre un software que ya tenga una cantidad razonable de base instalada en otros clientes.
– No trate de inventar “la rueda” desarrollando internamente lo que ya esta listo en el mercado de software
– Consiga apoyo político/administrativo para el proyecto.
– Asegúrese que los volúmenes de información que serán almacenados y procesados (más de 20 años ……) sean compatibles con el sistema elegido.
– Establezca los criterios para la integración con su actual sistema de gestión de recursos humanos (Sistema de nómina)
– Involucre desde el principio al área de informática de la empresa y déjele claro por qué el proyecto es importante para la empresa (que no es un simple control de historias médicas…)
– Defina responsabilidades internas para la elección y desarrollo del proyecto.
– Tenga siempre en cuenta que la sistematización de las áreas de Salud y Seguridad es un proyecto con plazos y responsables y no es una simple compra de una caja de CD`s con un software.
Listo? Ahora hable con sus proveedores de software……..!!
– Defina un equipo responsable para la implantación del sistema.
– Levante los datos que serán cargados en el sistema.
– Defina las políticas y los procedimientos que debe seguirse.
– Prepare su infraestructura informática.
Y finalmente: Deje bien claro que su empresa QUIERE un sistema funcionando en el menor tiempo posible.
6- Beneficios
El sistema se ha implementado.
Los datos están siendo procesados y almacenados por el sistema de base de datos.
Y ahora?
¿Qué información puede obtener la compañía a partir de la utilización del sistema?
¿Cuáles son las mejoras obtenidas? Cuales son los Indicadores de Gestión generados a partir de la base de datos?
Son muchas, y todas ellas se relacionan con el perfil de la Salud (Ocupacional / asistencial) del empleado, a través de la historia de riesgos a los que está o ha estado expuesto (perfil profesional), de accidentes / incidentes ocurridos en la empresa, información epidemiológica de los empleados (enfermedades / efectos / etc.), el uso óptimo de los EPP, etc.
Y podemos obtener la información sobre qué niveles?
Por empresas, por sector, por empleado, por posición, por día, por proveedor de servicios, por el médico, etc.
Y cuales son los indicadores de Salud y seguridad de la empresa que se pueden mejorar?
Bien con el aumento de controles y acompañamientos preventivos, podemos disminuir la frecuencia de los accidentes, el índice de ausentismos, los valores pagados a los proveedores, disminuir y optimizar el costo de los EPP y EPC, evitar la pérdida de documentos legales que puedan servir para cuestiones laborales futuras, entre otros.
Y sobre todas las cosas, podremos obtener la información de un único lugar y base de datos y Haga click aqui para hacer download del articulo de la revista del consejo colombiano de seguridad (CCS)