Como convencer a los directivos de la empresa?<\/p>\n
Este art\u00edculo est\u00e1 dirigido a todos los profesionales responsables de la salud y seguridad ocupacional dentro de las organizaciones, especialmente las de mediano y gran tama\u00f1o que desean empezar un proyecto de sistematizaci\u00f3n de la gesti\u00f3n de Salud Ocupacional y Seguridad del Trabajo.<\/p>\n
En las \u00faltimas d\u00e9cadas han ocurrido \u00a0profundos y r\u00e1pidos cambios en las tecnolog\u00edas inform\u00e1ticas aplicadas a la gesti\u00f3n de las empresas.<\/p>\n
Las \u00e1reas que hace un tiempo ni siquiera exist\u00edan, ahora se consideran “estrat\u00e9gicas” para la gesti\u00f3n y administraci\u00f3n.<\/p>\n
Las \u00e1reas que han tenido un crecimiento vertiginoso, en t\u00e9rminos de preocupaci\u00f3n (y no necesariamente en inversiones), han sido las de Salud y Seguridad. Al mismo tiempo, a nivel gubernamental, en los \u00faltimos a\u00f1os han surgido varias normas, leyes \u00a0y decretos, que hacen crucial el cumplimiento de la Legislaci\u00f3n de Salud Ocupacional, Seguridad y Medio Ambiente de las empresas.<\/p>\n
Debido a que son \u00e1reas relativamente nuevas (en el sentido de relevancia) \u00a0dentro de las organizaciones, la preocupaci\u00f3n es evidente y se hace necesario realizar un seguimiento sistem\u00e1tico de las actividades de las personas involucradas, especialmente los m\u00e9dicos, enfermeras, ingenieros, t\u00e9cnicos, entre otros profesionales, teniendo en cuenta la responsabilidad laboral, civil, e incluso penal, de los due\u00f1os de las empresas y los responsables de \u00e9stas \u00e1reas.<\/p>\n
El control sistem\u00e1tico, utilizando una base de datos, permite ayudar a prevenir los problemas planteados.<\/p>\n
\u00c9ste art\u00edculo pretende mostrar los problemas y las posibles soluciones que se logran con la implementaci\u00f3n de un software, los riesgos asociados a \u00a0los controles manuales y los beneficios que se obtienen con un software de gesti\u00f3n integral de Salud y Seguridad del trabajo.<\/p>\n
<\/p>\n
Los principales problemas \u00a0para quienes tienen que lidiar con los controles propios de la actividad \u00a0se reducen a lograr diferenciar entre solo sistematizar o implementar una rutina sistem\u00e1tica que controle las actividades a trav\u00e9s de un software de Gesti\u00f3n Integrada.<\/p>\n
Significa comprar computadores, ponerlos solos o en red, crear algunos documentos estandarizados en Word (Ejemplo: Certificado de Salud), la creaci\u00f3n de algunas hojas de c\u00e1lculo en Excel (Ejemplo: Control de accidentes), etc.<\/p>\n
De esta manera el equipo se utiliza como una herramienta de ayuda para la vida cotidiana, para dar la “impresi\u00f3n” de que la empresa utiliza recursos inform\u00e1ticos.Sin embargo, esta alternativa no resuelve el problema de fondo, y sigue creando la sensaci\u00f3n de que la empresa en esta \u00e1rea trabaja de una manera sistematizada, con una base de datos.<\/p>\n
Recientemente encontramos una empresa donde todas las historias m\u00e9dicas estaban siendo llevadas en planillas de excel, una planilla para cada uno de los empleados de la empresa (cerca de 1000 planillas siendo manipuladas!). No es necesario decir que esta alternativa para obtener informaci\u00f3n estad\u00edstica es extremadamente dif\u00edcil de manejar.<\/p>\n
En el contacto con las empresas a lo largo de los \u00faltimos a\u00f1os nos hace comprobar que hay una gran preocupaci\u00f3n por \u00e9ste tipo de alternativas, considerando especialmente aspectos de seguridad, confidencialidad y manipulaci\u00f3n de los datos en planillas.<\/p>\n
Hay frustraci\u00f3n con los datos que desaparecen de las hojas de calculo, los graves problemas de integraci\u00f3n de datos entre los diversos sectores de la empresa y obviamente las dificultades para tener datos estad\u00edsticos desde hojas de trabajo o planillas.<\/p>\n
Significa utilizar un sistema de informaci\u00f3n estructurado y sistematizado, que permita el registro de \u00a0los datos en una base de datos \u00fanica que los guarde en una misma estructura corporativa y los deje a disposici\u00f3n de los responsables dentro de la organizaci\u00f3n, inclusive con su historial.<\/p>\n
Significa que los procesos de salud y seguridad en la \u00a0empresa ser\u00e1n registrados siempre en un mismo software y base de datos, teniendo as\u00ed una rutina segura desde el punto de vista operacional y de la conservaci\u00f3n de la informaci\u00f3n.<\/p>\n
Para ilustrar mejor, alguien imagina al departamento de Recursos Humanos realizando un cheque de pago de Nomina a mano y calculando manualmente \u00a0el valor a pagar? Adem\u00e1s del trabajo que esto significa, la raz\u00f3n principal por la que esto no se hace \u00a0de \u00e9sta manera es porque la empresa necesita tener los datos almacenados en una base de datos corporativa SEGURA, para su uso posterior.<\/p>\n
Sera que un cheque de pago de Nomina realizado manualmente transmite confianza?<\/p>\n
De la misma manera, diversos procesos administrativos de Salud y Seguridad del trabajo necesitan controles, citemos algunos de ellos para aclarar mejor la cuesti\u00f3n:<\/p>\n
Emisi\u00f3n de Certificados de Salud \/ Emisi\u00f3n del Certificado de Liquidaci\u00f3n por razones de Salud \/ Comunicaci\u00f3n de accidentes de trabajo, Recibo de entrega de los EPP, generaci\u00f3n de diversos informes, historias cl\u00ednicas, informe m\u00e9dico anual entre otros.<\/p>\n
En general, es posible comprobar la existencia de m\u00e1s de 30 rutinas o procesos administrativos en una empresa con controles diferentes en el \u00e1rea de la salud y seguridad.<\/p>\n
A trav\u00e9s del control UNICAMENTE manual o con planillas de Excel o archivos en Word, las empresas cuentan con una lista o un conjunto de documentos separados y sin la integraci\u00f3n y menos con la SEGURIDAD y CONFIDENCIALIDAD requerida.<\/p>\n
Implantando un software como herramienta de ayuda, ser\u00eda posible mantener todos los registros en una \u00fanica base de datos, manteniendo los datos hist\u00f3ricos por a\u00f1os, sin el riesgo de p\u00e9rdidas, proporcionando un acceso seguro, controlado y confidencial de la informaci\u00f3n.<\/p>\n
Al mismo tiempo crea un efecto de sinergia con la integraci\u00f3n de las \u00e1reas de Salud y Seguridad del trabajo, permitiendo que procesos de recursos humanos \u00a0se integren operacionalmente con los programas de riesgos en el d\u00eda a d\u00eda.<\/p>\n
El uso de un sistema de informaci\u00f3n permite la f\u00e1cil implantaci\u00f3n de procedimientos y pol\u00edticas estandarizadas, haciendo as\u00ed una gesti\u00f3n unificada para la empresa.<\/p>\n
Significa que a \u00a0la hora de requerir una informaci\u00f3n estad\u00edstica, podr\u00e1 ser generada m\u00e1s f\u00e1cilmente, ya que la informaci\u00f3n estar\u00e1 guardada en la base de datos de la empresa.<\/p>\n
Esto significa que la imagen de la empresa ante los proveedores, la certificaci\u00f3n ISO, impuestos, etc, estar\u00e1 siendo destacada por su eficacia y la eficiencia por los controles en atenci\u00f3n ambulatoria, en el \u00e1rea de Medicina y Seguridad del trabajo.<\/p>\n
Otro problema muy com\u00fan en las empresas es el tiempo dedicado internamente para generar estad\u00edsticas y controles manuales, desviando as\u00ed al personal de seguridad de \u00a0sus funciones prioritarias de prevenci\u00f3n.<\/p>\n
<\/p>\n
Entonces surge la pregunta: Por que los usuarios de Salud y Seguridad quieren un software? La empresa ya compro los computadores que fueron solicitados \u2026\u2026<\/p>\n
Para que lo necesitan? Solo para registrar \u201cla historia cl\u00ednica\u201d?<\/p>\n
En este punto, lo ideal (y eso siempre ayuda) es mostrar y explicar a los tomadores de decisiones de su empresa, una rutina administrativa b\u00e1sica de las \u00e1reas de Salud y Seguridad y como \u00e9stas rutinas muchas veces se convierten en un conjunto de datos en \u201cn\u201d documentos, sin integraci\u00f3n y sin posibilidad de generar INFORMES que posibiliten a futuro la PREVENCI\u00d3N.<\/p>\n
Se debe explicar principalmente que DEBER\u00cdA hacer el \u00e1rea de SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD DEL TRABAJO de acuerdo a lo exigido por la legislaci\u00f3n y como esto no es VIABLE realiz\u00e1ndolo manualmente \u00a0\u2026\u2026.<\/p>\n
Explicar que las \u00e1reas de Salud y Seguridad est\u00e1n vigiladas y tienen solicitudes de diversas entidades, como ministerios, superintendencias, \u00a0EPS, ARP, ARS, entre otros.<\/p>\n
Finalmente explicar que en la forma en que funcionan, SIN un software y SIN una base de datos confiable, es dif\u00edcil levantar manualmente los informes e indicadores estad\u00edsticos que los propios directivos de la empresa solicitan\u2026..<\/p>\n
Despu\u00e9s de explicar todo esto, pregunte solo para efectos comparativos, si en alg\u00fan momento la empresa CUESTIONO la necesidad de un software en el \u00e1rea de contabilidad\u2026..<\/p>\n
\u00bfAlguien se imagina al contador de la empresa preparando manualmente los datos del libro mayor, saldos diarios, libro mayor y balance? Esta escena era posible en los a\u00f1os 30 o 40\u2026. Hoy ese procedimiento manual no es aceptado por la Superintendencia Financiera de Colombia\u2026.<\/p>\n
<\/p>\n
Bueno, en este punto usted es capaz de explicar sus problemas y puede demostrar porque es importante sistematizar y automatizar su rutina.<\/p>\n
La direcci\u00f3n ya entendi\u00f3 que la empresa necesita una soluci\u00f3n sistematizada.<\/p>\n
Pero entonces surge la pregunta fatal, esa pregunta que crea el riesgo de que su iniciativa se caiga …….<\/p>\n
Cu\u00e1l ser\u00e1 el retorno financiero para la empresa? \u00a0En cuento tiempo la inversi\u00f3n ( US d\u00f3lars ) del software de Salud y Seguridad retornar\u00e1 a la empresa?<\/p>\n
Vamos a tratar de responder con otras preguntas:<\/p>\n
– Cu\u00e1l es el retorno de los extintores que recientemente se compraron para la empresa? (Un extintor no tiene retorno, pero que pasaria si no est\u00e1 en el momento en que los requieran!…)<\/p>\n
– Cu\u00e1l es el costo actual de No tener controles administrativos hist\u00f3ricos?<\/p>\n
– Cu\u00e1l es el riesgo de multas impuestas por el Ministerio del Trabajo \u00a0por \u00a0no realizar ex\u00e1menes peri\u00f3dicos a sus empleados?<\/p>\n
– \u00bfCu\u00e1l es el riesgo de perder una demanda laboral por no encontrar los recibos de pago de afiliaci\u00f3n a la ARP?<\/p>\n
– Como obtener los certificados ISO (9000\/ 14000 \/etc) sin mostrar que tienen los controles \u00a0de las historias m\u00e9dicas\/EPP\/ capacitaciones en seguridad\/ mapa de riesgos etc., en un sistema de informaci\u00f3n?<\/p>\n
– Cu\u00e1l es el valor agregado \u00a0para mostrar a nuestros proveedores que la empresa cumple con los requisitos de salud y seguridad?<\/p>\n
Vamos a tratar de responder mostrando que\u2026<\/p>\n
– Las pruebas de laboratorio pueden ser controladas m\u00e1s de cerca con cada uno de los laboratorios externos … (menor costo).<\/p>\n
– Los gastos de EPP ser\u00e1n menores, ya que los empleados saben que ahora hay un sistema de control de los mismos \u00a0…… (Menor costo)<\/p>\n
– Que el riesgo de tener un funcionario no entrenado o habilitado ser\u00e1 menor implantando un control permanente de los entrenamientos vencidos \u2026.(menores costos de accidentes)<\/p>\n
– Que el ausentismo puede ser controlado registrando en una base de dados \u00fanica las faltas de los empleados<\/p>\n
– Que podemos bajar los \u00edndices de Enfermedades y Accidentes de la empresa con un mejor control automatico.<\/p>\n
Bueno, si al final de todos estos argumentos todav\u00eda tiene problemas, siempre vamos a tener la capacidad de decir que el principal competidor de la compa\u00f1\u00eda hace mucho tiempo compr\u00f3 un sistema similar ……..y este argumento muchas veces es invencible!!<\/p>\n
<\/p>\n
Bueno ya convencimos a los directivos \u2026.. ahora?<\/p>\n
Estos son algunos consejos para disminuir sus riesgos:<\/p>\n
– Escoja un software en funci\u00f3n de sus necesidades y posibilidades financieras.<\/p>\n
– Compre un software que ya tenga una cantidad razonable de base instalada en otros clientes.<\/p>\n
– No trate de inventar \u201cla rueda\u201d desarrollando internamente lo que ya esta listo en el mercado de software<\/p>\n
– Consiga apoyo pol\u00edtico\/administrativo para el proyecto.<\/p>\n
– Aseg\u00farese que los vol\u00famenes de informaci\u00f3n que ser\u00e1n almacenados y procesados (m\u00e1s de 20 a\u00f1os ……) sean compatibles con el sistema elegido.<\/p>\n
– Establezca los criterios para la integraci\u00f3n con su actual sistema de gesti\u00f3n de recursos humanos (Sistema de n\u00f3mina)<\/p>\n
– Involucre desde el principio al \u00e1rea de inform\u00e1tica de la empresa y d\u00e9jele claro por qu\u00e9 el proyecto es importante para la empresa (que no es un simple control de historias m\u00e9dicas\u2026)<\/p>\n
– Defina responsabilidades internas para la elecci\u00f3n y desarrollo del proyecto.<\/p>\n
– Tenga siempre en cuenta que la sistematizaci\u00f3n de las \u00e1reas de Salud y Seguridad es un proyecto con plazos y responsables y no es una simple compra de una caja de CD`s con un software.<\/p>\n
Listo? Ahora hable con sus proveedores de software\u2026\u2026..!!<\/p>\n
– Defina un equipo responsable para la implantaci\u00f3n del sistema.<\/p>\n
– Levante los datos que ser\u00e1n cargados en el sistema.<\/p>\n
– Defina las pol\u00edticas y los procedimientos que debe seguirse.<\/p>\n
– Prepare su infraestructura inform\u00e1tica.<\/p>\n
Y finalmente: Deje bien claro que su empresa QUIERE un sistema funcionando en el menor tiempo posible.<\/p>\n
<\/p>\n
El sistema se ha implementado.<\/p>\n
Los datos est\u00e1n siendo procesados y almacenados por el sistema de base de datos.<\/p>\n
Y ahora?<\/p>\n
\u00bfQu\u00e9 informaci\u00f3n puede obtener la \u00a0compa\u00f1\u00eda a partir de la utilizaci\u00f3n del sistema?<\/p>\n
\u00bfCu\u00e1les son las mejoras obtenidas? Cuales son los Indicadores de Gesti\u00f3n generados a partir de la base de datos?<\/p>\n
Son muchas, y todas ellas se relacionan con el perfil de la Salud (Ocupacional \/ asistencial) del empleado, a trav\u00e9s de la historia de riesgos a los que est\u00e1 o ha estado expuesto (perfil profesional), de accidentes \/ incidentes ocurridos en la empresa, informaci\u00f3n epidemiol\u00f3gica de los empleados (enfermedades \/ efectos \/ etc.), el uso \u00f3ptimo de los EPP, etc.<\/p>\n
Y podemos obtener la informaci\u00f3n sobre qu\u00e9 niveles?<\/p>\n
Por empresas, por sector, por empleado, por posici\u00f3n, por d\u00eda, por proveedor de servicios, por el m\u00e9dico, etc.<\/p>\n
Y cuales son los indicadores de Salud y seguridad de la empresa que se pueden mejorar?<\/p>\n
Bien con el aumento de controles y acompa\u00f1amientos preventivos, podemos disminuir la frecuencia de los accidentes, el \u00edndice de ausentismos, los valores pagados a los proveedores, disminuir y optimizar el costo de los EPP y EPC, evitar la p\u00e9rdida de documentos legales que puedan servir para cuestiones laborales futuras, entre otros.<\/p>\n