As ferramentas de videoconfer\u00eancia est\u00e3o cada vez melhores e acess\u00edveis \u00e0s pequenas e m\u00e9dias empresas. Saiba como utiliz\u00e1-las de forma eficiente para reduzir custos e ganhar tempo
\nPor Bruno Vieira Feij\u00f3<\/p>\n
Tudo parecia correr bem na expans\u00e3o da Prepara Cursos, rede paulista de escolas de inform\u00e1tica, quando o empreendedor Rog\u00e9rio Gabriel, de 44 anos, inaugurou sua 30a franquia, em 2006. Ao fundar o neg\u00f3cio, Gabriel tinha desenhado uma estrat\u00e9gia para crescer fora das capitais. Na \u00e9poca, j\u00e1 havia dez unidades da rede em cidades a mais de 500 quil\u00f4metros de dist\u00e2ncia de S\u00e3o Jos\u00e9 do Rio Preto, no interior de S\u00e3o Paulo, onde fica a sede da empresa. Ampliar a presen\u00e7a, por\u00e9m, trouxe um problema. Os franqueados tinham de enviar suas equipes \u00e0 matriz a cada 15 dias para um treinamento e bancar os custos de deslocamento. “Muitos come\u00e7aram a reclamar”, diz Gabriel. “Mas n\u00e3o pod\u00edamos abrir m\u00e3o do treinamento nem assumir esses gastos.”<\/p>\n
Gabriel precisava achar um modo de reduzir os custos sem descentralizar os treinamentos. “T\u00ednhamos receio de perder o controle dos processos da rede”, diz ele. A solu\u00e7\u00e3o foi transferir parte das sess\u00f5es de treinamento para a internet, com reuni\u00f5es feitas por videoconfer\u00eancia. Com isso, muitos empreendedores, que relutavam em se tornar franqueados da Prepara Cursos por causa das viagens constantes, mudaram de ideia. “As videoconfer\u00eancias tornaram nosso neg\u00f3cio vi\u00e1vel em regi\u00f5es mais distantes”, diz Gabriel. “O n\u00famero de interessados em abrir franquias fora do Sudeste quadruplicou desde que diminu\u00edmos as despesas com deslocamentos.” A empresa, que faturou 35 milh\u00f5es de reais em 2008, j\u00e1 conta com cerca de 300 unidades espalhadas pelo pa\u00eds – incluindo estados como Amap\u00e1, Amazonas, Cear\u00e1 e Maranh\u00e3o.<\/p>\n
Embora sejam usadas em reuni\u00f5es de neg\u00f3cios h\u00e1 mais de dez anos, s\u00f3 recentemente as videoconfer\u00eancias se tornaram realmente acess\u00edveis \u00e0s pequenas e m\u00e9dias empresas. “Reunir-se com clientes e fornecedores em quest\u00e3o de minutos pela web era algo antes impens\u00e1vel para um pequeno neg\u00f3cio”, diz Marcelo Leite, gerente de desenvolvimento da fabricante de softwares Cisco. “Mas nos \u00faltimos tempos o custo dessa tecnologia caiu muito e os recursos melhoraram.”<\/p>\n
A troca das reuni\u00f5es presenciais por videoconfer\u00eancias pode diminuir os custos com deslocamentos em at\u00e9 40%, segundo uma pesquisa recente do instituto americano Wainhouse Research. Mas at\u00e9 pouco tempo atr\u00e1s, para transmitir reuni\u00f5es por v\u00eddeo, empreendedores que n\u00e3o pudessem equipar uma sala com monitores de cristal l\u00edquido e c\u00e2meras de \u00faltima gera\u00e7\u00e3o tinham de se contentar com programas feitos para bate-papos informais entre poucas pessoas, como MSN ou Skype. Hoje, h\u00e1 uma categoria intermedi\u00e1ria, composta de softwares que transmitem dados, voz e v\u00eddeo com pre\u00e7os que come\u00e7am na faixa dos 20 d\u00f3lares mensais, aumentando de acordo com o n\u00famero m\u00e1ximo de pessoas autorizadas a participar.<\/p>\n
Na escolha do fornecedor, \u00e9 preciso considerar n\u00e3o s\u00f3 o custo do programa mas tamb\u00e9m a facilidade de uso – a inten\u00e7\u00e3o \u00e9 n\u00e3o ter de perder 10 minutos em cada encontro s\u00f3 para explicar a um cliente importante como enviar um arquivo ou onde clicar para ver determinado slide. A maior parte das op\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis no mercado oferece de 15 a 30 dias de avalia\u00e7\u00e3o gratuita. “Nesse per\u00edodo, os pr\u00f3prios funcion\u00e1rios podem experimentar as ferramentas e apontar quais s\u00e3o as mais pr\u00e1ticas”, diz John Callon, diretor-presidente da Cloud Convergence, empresa que comercializa esse tipo de servi\u00e7o.<\/p>\n
Geralmente, a utiliza\u00e7\u00e3o da videoconfer\u00eancia come\u00e7a restrita a reuni\u00f5es internas. Uma vez que os funcion\u00e1rios se familiarizam com o recurso, o segundo passo \u00e9 us\u00e1-lo para se relacionar com clientes e fornecedores. A ag\u00eancia de marketing BabelTeam, do Rio de Janeiro, utiliza a videoconfer\u00eancia para apresentar estrat\u00e9gias de divulga\u00e7\u00e3o aos clientes prospectados. Antigamente, as propostas eram enviadas por e-mail logo ap\u00f3s o primeiro contato. Agora, em r\u00e1pidas reuni\u00f5es pela web, o s\u00f3cio Jorge Aldrovandi, de 56 anos, apresenta cada detalhe dos projetos e esclarece as d\u00favidas de todos imediatamente. “A possibilidade de explicar melhor o que fazemos aumentou o n\u00famero de propostas aprovadas de 10% para 40%”, diz Aldrovandi.<\/p>\n
A ferramenta tamb\u00e9m permitiu \u00e0 BabelTeam prestar um novo servi\u00e7o. A empresa, agora, oferece semin\u00e1rios de consultoria de marketing online sob demanda. Durante as aulas virtuais, os funcion\u00e1rios da empresa analisam e prop\u00f5em melhorias em sites e banners dos clientes. Essa consultoria, vendida separadamente, j\u00e1 \u00e9 respons\u00e1vel por cerca de 20% das receitas.<\/p>\n
Como basta estar conectado \u00e0 internet para participar de uma reuni\u00e3o – seja na empresa, num caf\u00e9 ou no aeroporto -, outro ganho est\u00e1 na agilidade. Na desenvolvedora de softwares Nexo CS, as videoconfer\u00eancias s\u00e3o usadas para aumentar a velocidade na troca de informa\u00e7\u00f5es entre funcion\u00e1rios e entre representantes e clientes. “As videoconfer\u00eancias est\u00e3o sendo importantes para o nosso crescimento”, diz Ricardo Donner, de 51 anos, fundador da Nexo. “Eu precisava me encontrar com cada vez mais pessoas em prazos cada vez menores.”<\/p>\n
Entre os cuidados necess\u00e1rios para garantir que as reuni\u00f5es online sejam produtivas est\u00e1 a velocidade da banda larga – ela deve suportar a videoconfer\u00eancia e todas as outras atividades do neg\u00f3cio ao mesmo tempo. Equipamentos b\u00e1sicos de qualidade, como webcams, fones e microfones, s\u00e3o fundamentais para evitar mal-entendidos ou que a demonstra\u00e7\u00e3o de um produto se transforme num borr\u00e3o colorido incompreens\u00edvel. E, assim como no mundo real, n\u00e3o se deve chamar uma quantidade muito grande de pessoas para o mesmo encontro. “Cada sess\u00e3o deve ter, no m\u00e1ximo, 25 participantes”, diz Celso Carvalho, da Broadneeds, empresa especializada em transmiss\u00f5es online. “Caso contr\u00e1rio, vai virar uma bagun\u00e7a.”<\/p>\n