Uma sugestão de quem trabalha profissionalmente com a matéria.
Atualmente, a gestão de afastados do trabalho tem sido objeto de muitos artigos e discussões.
O que gostaríamos de abordar neste artigo não são os problemas que o assunto envolve, mas sim a oportunidade de melhoria que ele descortina: uma boa gestão informatizada dos afastamentos do trabalho e os benefícios que ela pode trazer para as empresas.
O INSS, em função da edição de novos dispositivos normativos, a exemplo do FAP, NTEP e ARA – Ações Regressivas Acidentárias, praticamente impôs às empresas a necessidade de realizar com agilidade e eficácia o controle dos afastamentos dos empregados e suas rubricas tais como B31, B91, B92, etc.
Muitos e bons artigos foram escritos por vários colegas ao longo dos três últimos anos, informando e esclarecendo a importância de realizar o adequado controle do NTEP, FAP, ARA entre outros.
Neste contexto, podemos perceber que as recomendações de se introduzir nas empresas de médio e grande porte boas práticas sobre a matéria, não estão sendo observadas em que pese os benefícios concretos que elas podem fornecer: prevenção de passivos judiciais, redução de custos, o controle e a adequada reinserção laboral das pessoas afastadas.
Como informatizar esse processo?
Quais são as possíveis soluções que a implantação de um software com banco de dados integrado ao do INSS propicia?
Quais os riscos que a empresa incorre em fazer um controle apenas manual, utilizando-se de planilhas tipo Excel?
De maneira geral, constatamos que na prática existem basicamente duas situações ou posturas:
Empresas que não realizam nenhum tipo de controle integrado ao sistema do INSS, que possui um completo banco de dados dos empregados afastados pelos distintos códigos de auxílio doença; e empresas que, por outro lado, realizam o controle, acessam o site do INSS, onde obtém as informações sobre Benefícios e de Afastamentos, consultando-se caso a caso os afastamentos existentes.
Vale perguntar o que impede algumas empresas de realizar a gestão dos afastamentos.
Será que elas não acreditam na importância da gestão informatizada?
Será que ainda não avaliaram os riscos e as consequências da não realização destes controles?
Alertamos da importância das áreas das empresas responsáveis pelo controle dos benefícios previdenciários, seja ele o departamento de pessoal ou o setor de RH, para a necessidade de consultarem diariamente o banco de dados do INSS, levantando e cruzando as informações, comparando-as com aquelas existentes nos seus serviços de segurança e medicina do trabalho.
Sem uma prática técnico-administrativa com tais cuidados, o trabalho se torna moroso, pesado, excessivo e de baixa confiabilidade, pois não estará organizado de maneira integrada aos processos das áreas de controle da empresa: RH, SST e Jurídico etc.
Uma boa gestão dos afastamentos do INSS pressupõe, sem dúvida, a informatização do processo, revertendo-se em qualidade e lucro nos negócios, ao contribuir para a redução das alíquotas do SAT, e a dos passivos judiciais, trabalhistas, cíveis, ações regressivas acidentárias etc.
Entre os principais benefícios de se informatizar o controle dos afastados podemos citar:
- Altos coeficientes de FAP, sendo que acima de 1,0000 já constitui um prejuízo.
- A redução dos custos com pagamentos de FGTS, pois é a empresa que passa a pagar a alíquota de 8 % para cada empregado afastado.
- Aumento dos riscos e custos com perda ou com o insucesso nas contestações do NTEP, custos esses que aumentam o índice de sinistralidade dos planos de saúde, já que pela RN 262 o tratamento do acidente de trabalho é da responsabilidade dos mesmos.
A primeira decisão da empresa é sobre a organização de seus controles, através de um plano de ação, buscando no mercado um software adequado, aquele que de fato pode apresentar uma relação custo benefício vantajosa.
Um software adequado à gestão dos afastados do INSS deve permitir a captura rápida das informações, criar um sistema de informações estruturado, integrar as informações do INSS com as dos setores afins da empresa e gerar relatórios gerenciais.
Há sempre dois passos a se cumprir na elaboração de um bom cadastro eletrônico: a carga inicial da base de dados e manutenção da mesma.
É bem sabido que a informatização possibilita que o trabalho burocrático possa se tornar mais fácil, mais ágil e ser realizado com a confiabilidade requerida pela complexidade da matéria, sobrando mais tempo para os profissionais trabalharem com qualidade.
Pesquisas recentes demonstraram que, cerca de 70% das causas reais do absenteísmo foram devidas a má gestão dos negócios, a falha administrativa, ou seja, à gestão inadequada, sendo que na maior parte delas não havia controle informatizado.
Recomendamos, portanto, aos leitores que procurem conhecer os softwares disponíveis no mercado nacional, entre os quais citamos o NEXOFAP e que vem demonstrando ser uma ferramenta com relação custo-benefício vantajosa.
A hora é agora, a transformação da obrigatoriamente de cumprir as leis em oportunidade de aprimoramento da gestão de SST nas empresas chegou.
Mãos à obra!
Ricardo Donner – Especialista em desenvolvimento de soluções informatizadas de SST e Gestão Previdenciária.
