Gestão Informatizada de EHS: novos paradigmas muito além do eSocial

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Muito se tem falado do eSocial e seu impacto na Saúde e Segurança do Trabalho (SST) .

No entanto, como fica a Gestão de EHS (Environment, Health and Safety)  num sentido mais amplo considerando que muitas empresas ainda fazem uso intensivo de planilhas?

Como enviar dados automáticos para cumprir uma obrigação do Governo Federal (eSOCIAL SST) se a empresa utiliza controles sem a automatização de um Software especializado?

Dentro desse contexto, precisamos considerar também as novas normas relacionadas com GRO / PGR, as alterações da NR1 e NR7 e a portaria 211 que define a digitalização de documentos de SST com assinatura digital ICP Brasil.

Todos os pontos acima mencionados significam um novo paradigma que na prática leva a reboque um novo conceito para Gestão de EHS!

Como gerir e cumprir a legislação com controles seguros e confiáveis?

Por outro lado, a proliferação de soluções de software em diversos ambientes técnicos e sem integração e softwares genéricos de RH não especializados para as necessidades do SESMT, não atendem as demandas dos Gestores de SST que precisam consolidar os dados provenientes de várias frentes ou origens.

Considerando as informações acima, como o Gestor de SST pode mudar esse panorama focando em Soluções integradas que permitam obter rapidamente dados para a Gestão através de Indicadores e Dashboards a partir de uma única base de dados e com ambientes tecnológicos integrados?

CENÁRIO ATUAL – PROBLEMAS

  • eSocial SST

Por que abordamos a questão de Gestão de EHS considerando os novos paradigmas?

Vamos primeiramente definir a palavra PARADIGMA: são modelos ou padrões a serem seguidos a maneira de exemplo.

Atualmente os softwares de SST não são suficientes. Precisamos da abrangência do Controle também de Meio Ambiente que tem impacto direto nos riscos e na saúde dos funcionários e no meio ambiente das empresas, o que nos leva a Softwares mais completos de EHS.

Portanto, quais são os novos paradigmas legais no mercado de EHS no Brasil?

Com a entrada do eSocial SST prevista para o dia 13 de outubro de 2021, teremos de um lado as empresas enviando dados para o Governo Federal e do outro lado o Governo Federal recebendo dados e informações para fazer o controle de SST de maneira eletrônica e diariamente de cada uma das empresas que transmitem eletronicamente os dados.

Se por um lado o Governo Federal terá essa facilidade de obter informações diárias e completas relativas a Acidentes, ASO´s, Afastamentos/Atestados e Riscos, parece natural que as empresas e os gestores do SESMT tenham as mesmas facilidades.

2)  Gestão de EHS usando apenas planilhas para Gestão

Planilhas eletrônicas são excelentes ferramentas e auxiliam demais no nosso dia a dia!

No entanto, como qualquer ferramenta, precisamos ter cuidado e garantir que a ferramenta seja usada da maneira adequada para resolver os problemas para o qual foram criadas!

Quais são os problemas que o uso excessivo de planilhas para Gestão de EHS gera no âmbito do SESMT empresarial?

–  Relatórios  com margem de erro!

–  Relatórios  com difícil atualização!

–  Risco de perda de informações!

–  Falta  de sincronismo quando envolve ambientes distribuídos e diversos profissionais!

–  Grande demora para fechamento prejudica a velocidade das decisões!

A Gestão do SESMT com planilhas  na realidade atual de obrigações e novas legislações não deve ser utilizada como ferramenta de Gestão exclusiva!!! Claro que é válido utilizar planilhas como ferramenta complementar, mas não faz mais sentido sua exclusiva utilização considerando a entrada do eSOCIAL /SST, assim como outras modificações legais acima citadas.

O Governo Federal certamente não utilizará planilhas para o controle dos dados e informações enviadas e sim provavelmente uma Base de dados completa para analisar os envios

Vale salientar um comparativo importante: na Área Financeira ou de Escrituração Fiscal, e de acordo com regras de Compliance do mercado não é aceito NENHUM controle Contábil/Financeiro baseado em planilhas; pelo contrário, é mandatório o uso de Software de ERP ou FISCAL que garanta a confidencialidade e integração das informações, especialmente no contexto da lei Sarbanes-Oxley

Até para Ponto Eletrônico ou Biométrico são exigidos modernos softwares que fazem este controle e assim serem aceitos na esfera trabalhista e tampouco são aceitas planilhas como comprovação.

No caso de auditorias de ISO no escopo de EHS (ISO 45001, na antiga OHSAS18001, SASSMAQ, etc) não há requisitos específicos que obriguem a empresa usar software de EHS; no entanto, temos como dever de casa questionar o uso de planilhas para controle operacional e gerencial.

Sem sombra de dúvida podemos assegurar que não existe compliance usando como base da gestão planilhas eletrônicas!

  • Problemas relacionados com o uso de Software de SST apenas para operações

É importante salientar que a implantação de um software de SST ou EHS deveria permitir a geração de indicadores ou dashboards em tempo real.

No entanto, constatamos pelas enquetes abaixo que quando considerado a utilização de Software Integrado, é maior o percentual para realizar a Gestão comparando com o uso de software que ofereça apenas funcionalidades parciais e não integradas.

Veja abaixo o resultado da enquete por nós realizada junto a profissionais de EHS no Brasil:

  1. Enquete junto a clientes que usam Software Integrado de EHS

Pergunta: em relação a ferramenta usada para a Gestão de EHS

Usam Software Integrado de EHS para Gestão:32%
Usam Software Integrado de EHS e Excel para Gestão de forma combinada57%
Usam exclusivamente Excel, Word e similares para Gestão:4%
Não usam Software Integrados nem nenhuma ferramenta para Gestão7¨%
  1. Enquete junto a Empresas que usam Software de SST diversos e não integrados

Pergunta 1) em relação a ferramenta utilizada para Gestão de SST obtivemos as seguintes respostas:

Usam Excel, Word e similares para Gestão de SST :78 % 
Usam o software de SST para Gestão :22 %

Pergunta 2)  Para aqueles que têm software genérico ou não integrado de SST, obtivemos as seguintes respostas:

Usam   Software  de SST para realizar a Gestão:17%
Não usam Software de SST para gerar os dados para Gestão:78%
Não sabe informar:6%

Portanto, temos um quadro onde mais da metade dos profissionais utilizam planilhas  Excel (ou similares) para a Gestão de SST!

TECNOLOGIAS e SUA INFLUÊNCIA no EHS

Todos ouvimos falar da importância vital da tecnologia para o crescimento das empresas.

No âmbito do SESMT, a necessidade de informatizar ou de investir em Tecnologia deve vir acompanhada de algumas preocupações para que a escolha do Software de Gestão de EHS seja assertiva:

  • Visão de PONTA DE ICEBERG

Esta situação acontece quando a área de EHS ou SST concentra a procura de novas soluções ou softwares para resolver a parte visível do problema, sem reparar que também é importante analisar a base do mesmo.

Exemplo desta situação é a procura por softwares para resolver controles de Audiometria ou  relacionados com EPI sem se preocupar também pelo motivo pelo qual o profissional está fazendo essa procura.

Exemplificando:

A empresa necessita de um software de Audiometria para monitorar a capacidade auditiva dos funcionários, mas tomou as medidas para reduzir o ruído e proteger o trabalhador desse ruído? Vamos monitorar apenas as consequências do problema sem pensar na prevenção?

Outro exemplo é a procura de soluções para controlar EPI sem organizar a entrega do EPI em função dos riscos e treinamentos respectivos relacionados com a utilização do equipamento.

Ou seja, muitas vezes nos encontramos com situações onde a empresa tende a focar no monitoramento e remediação dos problemas e não em preveni-los através de uma gestão ampla.

  • Visão de TORRE de BABEL

De acordo com a Wikipedia, a Torre de Babel é um  mito de origem usado para explicar porque as pessoas falam diferentes línguas no mundo e não mais entendem umas às outras, como costumava acontecer originalmente.

Como fica a Torre de Babel aplicada à informática na área de EHS?

A Informática atualmente é ampla e comporta muitos ambientes e diferentes linguagens e abordagens: uma BABEL de possibilidades de Softwares que podem não conversar entre si, salvo se isto for explicitamente tratado.

A Gestão de EHS pode estar sendo feita de forma incompleta e não integrada: um software para saúde ocupacional na nuvem, outro software para controlar acidentes rodando on premise (ou localmente) , diversos  controles feitos em planilhas por diversos usuários, um app para inspeções funcionando no celular, controle de EPI feito pelo sistema de materiais da empresa dentro do ERP, parte do controle de admissões e movimentação de pessoal  sendo feito no software de FOLHA e parte no sistema de EHS não integrado…etc etc

A pergunta é: como o gestor de EHS pode contar com os dados provenientes de várias fontes “que não conversam entre si” em tempo hábil e de maneira integrada e sincronizada?

  • DIVERSAS SOLUÇÕES DE EHS QUE NÃO CONVERSAM ENTRE SI

No parágrafo anterior abordamos o problema de termos várias soluções não integradas.

Como o gestor faz para consolidar estes dados? Consegue atender as demandas em tempo hábil e na periodicidade exigida?

Não seria mais simples ter estes dados numa única base de dados integrada e que possa oferecer os Dashboards e indicadores em tempo real e numa única “linguagem” e assim evitando uma Babel informática?

Qual é o custo de oportunidade de ter as informações de EHS (SST & MA ) disseminadas em vários locais / origens/ mídias?

Qual é a perda de produtividade de ter que consolidar dados provenientes de várias fontes numa verdadeira Torre de Babel?

Veja a seguir os dados obtidos numa enquete realizada por nós que mostra a quantidade de relatórios gerenciais e para consolidação dos dados para transformar em informações de Gestão:

Base da enquete: Empresas que usam software de SST não integrado

Pergunta 3) qual o número de relatórios Gerenciais gerados mensalmente:

Apenas 1 Relatório de Gestão6%
2 a 5 Relatórios44%
5 a 10 Relatórios11%
Maior que 10 Relatórios39%

Portanto, temos mais de 5 relatórios MENSAIS para 50 % dos casos!! Sendo que 39 % são mais do que 10 relatórios mensais!!!

  • DIFERENTES TECNOLOGIAS E SOLUÇÕES DISPONÍVEIS

Atualmente, com os avanços da informática, temos diversos ambientes tecnológicos que nem sempre conversam entre si.

No passado, tínhamos um único ambiente (exemplo WINDOWS) e não existia preocupação de integração como sendo um item crítico.

No cenário atual, o Gestor de EHS se depara com diversos ambientes que não estão integrados, tais como a lista abaixo que não esgota todas as possibilidades oferecidas pelo mercado:

  • Modelo computacional em REDES com instalação LOCAL na empresa (ON PREMISE)
  • Processamento modelo CLOUD / Nuvem
  • Funcionamento tipo MOBILE com ANDROID na maior parte das vezes e IOS (APPLE) em algumas situações
  • Processamento de Digitalização de documentos eletrônicos com GED (gestão eletrônica de documentos)
  • Tecnologias para leitura biométrica
  • IOT ou Internet das Coisas que começa a ser considerado por diversas empresas

Como o gestor de EHS pode escolher entre tantos ambientes computacionais e tecnologias?

Como o Gestor pode fazer a distinção entre as diferentes soluções e ambientes?

É tudo igual? A resposta evidentemente é não!  A análise de todos os aspectos e possibilidades certamente levará a uma melhor Gestão informatizada do SESMT; com mais rapidez e confiança, o Gestor terá uma ferramenta completa e integrada para poder consolidar os dados gerenciais de EHS.

FAZENDO a GESTÃO DE EHS A PARTIR DE SOFTWARE ÚNICO E INTEGRADO

O momento é para repensar o processo de Gestão Informatizada do SESMT mudando a forma como os dados são convertidos em informação.

Como fazer isso? Segue uma lista concisa de itens a serem levados em consideração:

  1. Garantir que os dados necessários para a gestão sejam imputados no dia a dia do Ambulatório e Áreas de Segurança e Meio Ambiente
  1. Analisar TODOS os processos que são realizados no SESMT empresarial para ter certeza que alimentam uma única base de dados em tempo real
  1. Focar na raiz e prevenção das questões do SESMT e seus pontos sensíveis, evitando soluções de “ponta de iceberg”
  1. Localizar as “Torres de Babel” e investir na sua eliminação através de integrações de sistemas no ambiente tecnológico da empresa
  1. Eliminar “torres de babel” e aplicativos isolados que não conversam entre si, ou complementarmente, investindo em integrá-los
  1. Analisar os controles atuais em planilha e designando (se possível) na empresa um “Excel KIller” que tenha como incumbência a eliminação de planilhas Paralelas e sua substituição por um Software especializado de EHS
  1. Fechar o mês no último dia corrente e tendo as informações a partir de uma única fonte no dia primeiro do mês seguinte
  1. Construir DASHBOARDS e INDICADORES que atendam a empresa e sua Gestão de EHS como produto do Software de EHS em uso
  1. Caso não esteja disponível software completo e integrado de EHS planejar sua aquisição como investimento empresarial

Podemos concluir com os levantamentos feitos e vasta experiência de mercado que os dados que não entram automaticamente como parte de um processo com certeza não sairão e não serão convertidos em informações de Gestão!

Portanto, mãos à obra e vamos mudar este cenário de acordo com os novos paradigmas!

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