Matéria publicada na revista CIPA de dezembro de 2013: Sped eSocial e a saúde e segurança do trabalho

SPED eSOCIAL: o que é? Provavelmente você já ouviu falar no SPED da Receita Federal do Brasil (RFB). A sigla significa Sistema Público de Escrituração Digital e nos últimos anos foi referência para o SPED FISCAL, que permitiu à Receita Federal informatizar e sistematizar um conjunto de informações fiscais e contábeis das empresas. Hoje em dia, este sistema SPED FISCAL permite a RFB ter controle da emissão de Notas Fiscais eletrônicas por parte de todas as empresas, recebendo informações praticamente em tempo real deste tipo de eventos, entre outros.

A partir da experiência bem-sucedida acima, a Receita Federal decidiu estender o controle à área SOCIAL, o que deu origem ao eSOCIAL.

Veja no diagrama abaixo, como a RFB incluiu o escopo eSOCIAL no SPED.

sst, sesmt, EHS, e-Social, Software

Assim, a Receita Federal, por meio de Ato Declaratório Executivo nº 5, de 17 de julho de 2013, determinou que um conjunto de informações sociais das empresas seja enviado para a RFB, de forma programada, por meio de envios diários, mensais etc. O eSOCIAL passa a ser obrigatório a partir de 2014, com diferentes datas e cronogramas em função do tipo de empresas (Lucro Real, Lucro Presumido, Simples etc.)

Este conjunto de informações envolve 45 diferentes eventos, dos quais 11  correspondem a eventos de Saúde e Segurança do Trabalho.

O Ato declaratório nº 5 está tendo grande impacto nas áreas de Recursos Humanos e na área Fiscal/Contábil das empresas, já que as obriga a substituir uma série de procedimentos atuais como o envio segmentado de informações para a Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência, INSS, entre outros órgãos governamentais.

Dentro deste escopo, os diversos envios de arquivos para os órgãos governamentais acima mencionados, com informações conhecidos como CAGED, GFIP, informações do FGTS, MANAD, entre outros, serão substituídos pelo envio de informações unicamente para a Receita Federal.

Especificamente no que se refere ao SST, será modificado o envio de informações de ASO, CAT, PPP, Exposição a Riscos, entre outros, e que deverão estar incluídos neste novo processo do eSOCIAL afetando operacionalmente as atuais rotinas executadas nas empresas.

Neste cenário, vislumbramos o impacto que o Ato Declaratório nº 5 da Receita Federal terá nas áreas de SST das empresas e nos profissionais das áreas, seja na área médica ou na área de segurança do trabalho.

HISTÓRICO de LEGISLAÇÃO NA ÁREA DE SST: NOVA ONDA do eSOCIAL

Visando abordar especificamente a área de SST, é interessante citar as diversas “ONDAS” de evolução da legislação, pelas quais a SST passou nos últimos anos e que afetou o dia a dia dos profissionais da área.

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A Portaria 3214 tornou obrigatório, por exemplo, o exame médico admissional. Vale citar que a NR-7, publicada na época, torna obrigatória apenas a Abreugrafia, o que sem dúvida hoje em dia seria insuficiente.

A NR-7 e a NR-9 obrigaram as empresas e os professionais da área a sistematizar um conjunto de procedimentos visando ter melhores controles. Foram introduzidos o PCMSO e PPRA, assim como criadas novas necessidades de serviços profissionais e áreas específicas dentro das empresas.

A entrada em vigor do PPP a partir de 2002 teve como principal impacto a necessidade de integração e interação entre as áreas de RH e SST, assim como os respectivos sistemas de trabalho. Essa nova exigência do Ministério da Previdência Social influenciou o mercado, criando novos controles operacionais.

No entanto, a experiência do PPP nem sempre foi positiva, devido ao grande volume de informações contidas no mesmo e a impossibilidade prática de fazer a emissão manual  quando da existência de grandes volumes de informações.

Em 2009/2010 e após alguns anos de diversas modificações, foi introduzido no mercado de SST o novo conceito de FAP, que basicamente tornou a taxa do SAT variável, premiando (bônus) as empresas que reduziram Acidentes e Auxílios Doenças e criando um ônus para as empresas com aumento de sinistralidade de Acidentes e/ou Afastamentos.

No ano 2007 foi decidida a junção entre o Ministério da Previdência Social e a Receita Federal, por meio da Lei n. 11.457/2007.

Como consequência desta fusão, passou a ser de competência da RFB a fiscalização, de forma geral, das contribuições previdenciárias.

Encontra-se aí a origem do eSOCIAL: considerando que a RFB tem essa competência, nada mais lógico que o eSOCIAL inclua o envio das respectivas informações PREVIDENCIÁRIAS que servirão de fundamento para a Grande Base de Dados sociais que será construída nos próximos anos.

Portanto, podemos afirmar que o mercado de SST está entrando numa nova “ONDA”, voltada para a questão SOCIAL, o que a obrigará a mudanças nos processos e controles administrativos da área.

eSOCIAL E SEU IMPACTO  NO SESMT DAS EMPRESAS: COMO SE PREPARAR?

a) Quantificações

A nova obrigação definida pelo Ato Declaratório nº 5 implica em processar informações vindas de diferentes origens dentro da empresa, tais como de Recursos Humanos e Folha de Pagamento, que não serão objeto do presente trabalho. Serão abordados apenas os aspectos práticos relacionados com Saúde e Segurança do Trabalho

Primeiramente, do ponto de vista de Volumetria, chega-se aos seguintes números:

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Do ponto de vista de SESMT, assumindo que empresas com mais de 500 funcionários supostamente tem SESMT constituído, estamos considerando um percentual aproximado de 35 % do total de empregados em estabelecimentos no Brasil e um total de aproximadamente 10.000 empresas.

Constatamos que 45,82 % são da maior parte das empresas consideradas (99 %), e onde provavelmente os controles de SST realizados serão efetuados por diversos prestadores de serviços de SST, e não pelo SESMT.

Com relação aos custos, numa das palestras realizadas pelo representante da RFB num recente evento realizado pelo SESCON em agosto/2013 em SP (fonte xxxxxx) são citados os seguintes valores a nível geral:

Números do Cenário Atual

R$ 4 bilhões lançados em 2012 de diferença Folha de pagamento x GFIP.

R$ 2 bilhões levantados de FGTS sob ação fiscal.

Valor superior à R$ 1 bilhão em fraudes e pagamentos indevidos de Seguro Desemprego e Abono Salarial.

Diante dos números acima, vale a pena citar alguns números de custos de auxílio- doença e auxílios acidentários, onde facilmente constatamos que em termos de ordem de grandeza são muitas vezes superiores aos custos citados:

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Os números envolvidos nos pagamentos realizados pela Previdência Social a título de Auxílio são muitas vezes maiores.

Teoricamente, os controles que serão possíveis a partir da implementação do eSOCIAL, permitiriam reduzir substancialmente estes valores. Será?

Caso este custo seja reduzido, cabe a pergunta: quem pagará por essa redução?

b) Qualidade  e Integração de dados

Considerando os números das tabelas acima e as novas necessidades de envio de informações para a RFB, a pergunta a seguir é: como se preparar para enviar os dados com QUALIDADE?

Verificamos que é muito comum a utilização por parte dos profissionais em geral de um conjunto de planilhas Excel com inúmeras informações, onde frequentemente o usuário acaba tendo dificuldade de integração de dados, o que no final do processo transforma as práticas planilhas num “EXCEL- HELL”.

O envio de informações tendo como base planilhas ou simples documentos digitados a partir de controles manuais poderá ser arriscado, considerado o volume de dados manipulados pelo SESMT de algumas das 10000 empresas acima citadas.

Esta nova obrigatoriedade do eSOCIAL torna fundamental a análise das fontes de dados e dos processos atuais da empresa. O profissional de SST deverá se posicionar e tomar consciência que só terá segurança no envio de informações para a RFB caso elas sejam produto de processos de sistemas informatizados e integrados e não de planilhas.

O uso de Softwares especializados em SST será uma ferramenta essencial para o processamento da maior parte das informações de ASO, CAT, PPP, Riscos (condições diferenciadas de trabalho), Afastamentos etc. Softwares de RH ou de Escrituração Fiscal, integrados aos Softwares de SST poderão receber estas informações como consequência do seu processamento e aí, sim, enviar as informações relativas ao  eSOCIAL de forma mais segura para a Receita Federal.

Autor: Ricardo Donner

Ricardo Donner é presidente da Nexo CS Informática.
rdonner@nexoalt.local e www.https://nexocs.com/

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