Impacto dos eventos do eSocial no SESMT da empresa
SPED eSocial E A SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHO
Por Ricardo Donner
O foco deste segundo artigo será a análise do impacto do eSocial (nova obrigatoriedade da Receita Federal do Brasil – RFB) no SESMT das empresas.
Primeiramente devemos considerar o SESMT como parte integrante dos processos operacionais da empresa, caso o mesmo não esteja ainda informatizado, o eSocial é uma oportunidade para que isso aconteça.
A chegada do eSocial tornará ainda mais importante a integração dos processos de SST dentro dos processos gerais da empresa, inclusive em relação aos Recursos Humanos e Tributário, dada a nova exigência da RFB.
Isto significa na prática que diversos processos deverão ser revisados, visando possibilitar o envio de informações com qualidade e em tempo hábil.
Para atender o eSocial, a RFB divulgou uma lista de 45 eventos Trabalhistas e Previdenciários.
Na lista de eventos obrigatórios, 11 são eventos específicos de SST, sendo que dois deles complementam o processo admissional de novos funcionários.
Eventos específicos de SST:
- S-2260 – Comunicação de Acidente de Trabalho
- S-2280 – Atestado de Saúde Ocupacional
- S-2320 – Afastamento Temporário
- S-2325 – Alteração do Motivo do Afastamento
- S-2330 – Retorno do Afastamento
- S-2340 – Estabilidade – Início
- -2345 – Estabilidade – Término
- S-2360 – Condição Diferenciada de Trabalho – Início (Exposição Riscos)
- S-2365 – Condição Diferenciada de Trabalho – Término (Exposição Riscos)
Eventos Complementares:
- S-2100 – Evento Cadastramento Inicial do Vínculo (referência ao ASO)
- S-2200 – Evento Admissão – ASO
Para exemplificar, vamos analisar o evento de envio de ASO para o eSocial, Evento S-2280.
Para a empresa poder enviar os dados de ASO´S dos funcionários para a RFB, deverá ser revisado o processo de emissão do mesmo, considerando a emissão direta por parte do ambulatório próprio ou a emissão de ASO por parte de Prestadores de Serviços que deverão enviar os dados para o controle unificado da empresa. A empresa será responsável pelo envio para a RFB.
Os dados dos funcionários deverão ser consolidados num único local visando permitir o envio de dados provenientes de uma única fonte; ao mesmo tempo, a empresa deverá revisar o processo de convocação para Exames Periódicos, considerando que a RFB introduziu uma importante modificação: será necessário avisar quando o exame não for feito por falta de comparecimento do funcionário convocado!
Isto obrigará a empresa a criar nova rotina de aviso de falta de Periódico.
Numa simulação hipotética para uma empresa de 1000 funcionários, na média será necessário o envio de 100 ASOs por mês para o eSocial (considerando a entrada de novos funcionários contratados ou a demissão de funcionários).
A RFB não solicita os dados históricos anteriores. No entanto, o controle de convocação deverá garantir que nesse próximo ano todos os ASO´s sejam enviados, sendo, portanto, necessário possuir dados do último ASO do funcionário e fazer um levantamento daqueles funcionários que não estão com o periódico em dia.
O exemplo acima serve para dimensionar o esforço apenas para 1 evento considerado.
Agora cabe a seguinte pergunta: bastaria digitar os dados numa tela ou planilha e transmitir o evento para a RFB?
Esta alternativa tem riscos. Os dados deverão ser enviados como consequência de um processo e não como consequência de uma simples digitação.
Comparando com o processo de emissão de contracheque do salário do funcionário, os dados serão enviados para a RFB como consequência da emissão do mesmo e não de digitação manual; desta maneira, o dado permanece íntegro e evita-se possíveis inconsistências.
O mesmo princípio se aplica ao envio de dados do ASO: eles deverão ser consequência da informatização do processo e não apenas digitados a partir de uma transcrição em papel.
O exemplo acima se aplica às empresas com média de 500 funcionários e que possuam SESMT.
Pequenas empresas com número menor de funcionários ou sem SESMT próprio poderão optar por organizar o processo de diversas outras maneiras. Mas este não é nosso foco desta análise.
Para empresas com SESMT, seguem as seguintes “dicas” para organizar o processo:
- Revise seu processo atual de emissão de ASOs; cheque quantos deles são feitos internamente e quantos externamente;
- Alinhe com eventuais prestadores de serviços como os dados serão enviados à empresa, e garanta que os mesmos cheguem com todas as informações necessárias, inclusive CRM do MÉDICO e CPF do funcionário;
- Revise sua rotina de convocação para exames periódicos;
- Crie uma nova rotina para os funcionários que não comparecerem alinhando com o Departamento de RH a comunicação adequada da nova obrigatoriedade por parte do eSocial;
- Revise os restantes eventos acima citados e seu processo atual;
- Levante todos os PPRAs da empresa, visando mantê-los num único local como fonte de consulta das informações de exposição de RISCOS dos funcionários, lembrando que o novo nome que a RFB deu para isto é CONDIÇÃO DIFERENCIADA DE TRABALHO (eventos S-2360 e S-2365);
- Crie uma rotina de emissão de PPP automática, evitando a geração manual: uma rotina rápida e automática de emissão de PPP garantirá posterior facilidade para atender a maior parte dos eventos do eSocial e por outro lado, os dados do PPP deverão ser compatíveis com os dados enviados a RFB;
- Participe dos grupos ou comitês formados na empresa para atender o eSocial. Esta participação garantirá que a empresa tenha consciência que os processos e dados de SST não são os mesmos que os dados da Folha.
DADOS E PROCESSOS DE SST: VOLUMES E QUALIDADE
Num levantamento por amostragem realizado junto a aproximadamente 30 empresas (vários CNPJs por empresas), todas elas com SESMT e com controle informatizado implantado, foram verificados os seguintes números que poderão servir de BASE para estimativas de quantidade de dados na sua própria organização empresarial.
Amostra considerada: aproximadamente 250.000 funcionários ativos e anos 2008 a 2012 (5 anos).
| FUNCIONÁRIOS ATIVOS | 257835 | FATOR |
| ASOS | 520760 | 202% |
| EXAMES | 2421452 | 465% |
| OCORRÊNCIAS | 15131 | 6% |
| ABSENTEÍSMOS | 732824 | 284% |
| PPP | 39808 | 15% |
| ENTREGA DE EPI | 696276 | 270% |
Os números acima nos permitem chegar a seguinte estimativa de quantidades:
Empresa EXEMPLO considerada: 1000 funcionários e com SESMT próprio.
| ESTIMATIVA PARA: | Empresa de | 1000 | Funcionários | Fator | |
| 1 ano | 5 anos | ||||
| ASOS | 2020 | 10099 | 2,02 | ||
| EXAMES | 9391 | 46957 | 9,39 | ||
| OCORRÊNCIAS | 59 | 293 | 0,06 | ||
| ABSENTEÍSMOS | 2842 | 14211 | 2,84 | ||
| PPP | 154 | 772 | 0,15 | ||
| Entregas de EPI | 2700 | 13502 | 2,70 | ||
| TOTAL x ANO | 17167 | 85835 | Fator 5 anos: 86 | ||
Podemos, portanto, considerar (apenas como estimativa) para os 9 eventos específicos de SST um multiplicador de 17 vezes para o 1º ano e 86 vezes para 5 anos acumulados.
Multiplicando a quantidade acima pelo número de funcionários da empresa teremos a quantidade estimada de registros a considerar para serem enviados anualmente para a RFB.
Quando consultado, o profissional de SST pode utilizar como argumento, visando viabilizar um projeto de informatização, o grande VOLUME de dados a serem manipulados.
Além da questão do volume, precisamos considerar a necessidade da qualidade nos dados processados, o que certamente não acontecerá com dupla digitação de dados de SST.
Ou seja, Volume e Qualidade são essenciais para a definição de como organizar os dados para envio para a RFB.
GESTÃO DE SST NAS EMPRESAS E AS INFORMAÇÕES DO eSocial
Para os 11 eventos citados, temos um total de mais de 100 tipos de dados de SST que estão sendo solicitados, que permitirão a RFB obter diversas informações.
Por exemplo:
– Tipos de exposição a riscos dos funcionários
– Percentual de Exames Periódicos Aptos (ou inaptos) em relação ao total de funcionários
– Absenteísmos e respectivos motivos
Etc., etc.
Os dados acima, segmentados por CNAE, Estado, Porte da empresa etc.
Numa primeira análise, a partir do momento que a base de dados do eSocial estiver “populada”, o Estado terá a possibilidade de fazer a Gestão de SST com números muito mais precisos e completos que os atuais, assim como realizar diversos cruzamentos de informações.
Num recente evento realizado com a participação de representante da RFB, um dos assistentes perguntou: Qual será a multa do eSocial?
O representante da RFB respondeu que a multa do eSocial será a do respectivo evento que estará sendo controlado de acordo com as leis e portarias atuais do MTE, MPS, RFB etc.
Podemos inferir então que a partir da implantação do eSocial as relações Fiscalização/SST estarão sendo mudadas. Já não será mais o risco de fiscalização que poderá pautar as ações, senão o risco do próprio envio de informações que poderão ter como consequência conclusões da RFB em relação à própria situação de Prevenção da empresa.
Por outro lado, para o profissional de SST, a qualidade e tipo de informações a serem transmitidas para o eSocial, permitirá a posse de importantes informações visando fazer gestão dentro do SESMT.
O próprio banco de dados original a ser usado para a geração dos dados terá esse atrativo e chamariz adicional: basta usá-lo em beneficio da prevenção dentro da empresa!
Ter um banco de dados único de SST será apenas possível tendo um software integrado implantado no SESMT da empresa.
A chegada do eSocial será um divisor de águas para o setor de SST e também para o profissional do SESMT da empresa.
O profissional de SST deverá ficar atento não apenas à fiscalização (como atualmente) senão ao próprio Processamento das informações por parte da RFB, a partir da qual a mesma poderá contatar eletronicamente qualquer empresa que considerar adequado.
É importante enxergar a obrigatoriedade do eSocial não apenas como um problema, e sim como uma oportunidade para rever os processos do SESMT e viabilizar investimentos visando à informatização da área de SST da empresa.
Ricardo Donner é presidente da Nexo CS.
rdonner@nexoalt.local e www.https://nexocs.com/.br