Revista Proteção – Processando a segurança

Dezembro/2002 – Revista Proteção

Processando a Segurança

Como viabilizar a implementação de software de gestão integrada de Saúde e Segurança do Trabalho na sua empresa

As últimas décadas têm sido de profundas e rápidas mudanças nas tecnologias de informática aplicadas à gestão da empresa. Áreas que há pouco tempo nem existiam, são hoje consideradas “estratégicas” para a administração do negócio principal das organizações. As áreas que têm tido um crescimento vertiginoso, em termos de preocupação (e nem sempre de investimentos), têm sido as de Saúde e Segurança do Trabalho. Ao mesmo tempo, a nível governamental, diversas normas, leis e decretos surgiram nos últimos anos, tornando crucial o cumprimento da Legislação de Saúde Ocupacional, Segurança do Trabalho e Meio Ambiente por parte das empresas. Por se tratarem de áreas relativamente novas dentro das organizações, fica evidenciada a preocupação e a necessidade de controlar, sistematicamente, as atividades das pessoas envolvidas, principalmente médicos, enfermeiros, técnicos de Segurança do Trabalho, dentre outros profissionais, considerando-se a responsabilidade trabalhista, civil, e até criminal para os administradores. O controle informatizado e sistematizado, com o uso de banco de dados, permite ajudar na prevenção dos problemas envolvidos.

Os problemas e as possíveis soluções que a implantação de um software propicia, os riscos do controle apenas manual, e os ganhos possíveis de serem obtidos com um software integrado de gestão de Saúde e Segurança do Trabalho, são os itens norteadores deste artigo.

PROBLEMAS ATUAIS

Um dos principais problemas para aqueles que lidam com os controles inerentes à atividade é, basicamente, a diferenciação que existe entre apenas informatizar e a implantação de uma rotina sistemática de controle através de um software de gestão integrado. Informatizar significa comprar microcomputadores, usá-los em rede ou isoladamente, criar alguns documentos padronizados em Word (Ex: impressão do Atestado de Saúde) ou criar algumas planilhas em Excel (Ex: controle de acidentes). Desta maneira. o computador é utilizado como uma ferramenta de auxílio ao dia a dia, criando a impressão de que a empresa utiliza recursos computacionais.

No entanto, esta alternativa não resolve o problema básico, e ainda cria o sentimento na empresa de que a área está trabalhando de forma informatizada, com um banco de dados. Recentemente constatamos o exemplo de uma empresa em que todos os prontuários médicos estavam sendo guardados em planilha Excel, sendo uma planilha para cada um dos funcionários da em- presa, por volta de 1.000 planilhas sendo manipuladas. Não é necessário dizer que nesta alternativa, a captura de informações estatísticas é extremamente difícil. O contato com diversas empresas, ao longo dos últimos anos, nos fez constatar que há uma grande preocupação com este tipo de alternativa, especialmente, considerando aspectos de segurança, confidencialidade e manutenção dos dados em planilhas.

A frustração com dados que desaparecem, os graves problemas de integração dos dados entre os diversos setores da empresa ou mesmo entre profissionais que trabalham juntos, assim como a dificuldade para obtenção de dados estatísticos está levando os profissionais a buscarem sistemas e não mais apenas planilhas.

Por isso, implantar um software de gestão integrada significa utilizar um sistema de informações estruturado e informatizado, que permite o registro das informações num único banco de dados que guarda as mesmas de maneira corporativa, e as disponibiliza para os responsáveis dentro da organização.

ATIVIDADE MANUAL

Os processos administrativos de Saúde e Segurança do Trabalho da empresa serão realizados por um software e respectivo banco de dados, tornando a rotina segura do ponto de vista operacional e da guarda de informações. Para melhor exemplificar, alguém já imaginou o departamento de Recursos Humanos datilografando um contracheque e calculando o mesmo manualmente? Além do trabalho que isto significa, o motivo principal pelo qual não é feito desta maneira é que a empresa necessita ter os dados armazenados num banco de dados seguro e corporativo, para seu uso posterior. Ou será que um contracheque realizado manualmente transmite confiança? Da mesma maneira, diversos processos administrativos de Saúde e Segurança do Trabalho necessitam de controles. Citamos alguns deles para melhor elucidar a questão: emissão de Atestados de Saúde, emissão de Atestado de Afastamento por motivos de Saúde, Comunicação de Acidentes de Trabalho (CAT), recibo de entrega do EPI, emissão de Laudos diversos, ficha médica, prontuário do paciente, relatório médico anual pedido pela DRT, etc.

No total, é possível constatar a existência de mais de 30 rotinas ou processos administrativos e de negócios com controles diferentes na área de Saúde e Segurança. Através do controle apenas manual e/ou com planilhas Excel ou arquivos Word, a empresa mantém uma lista ou um conjunto de documentos separados e sem integração, e menos ainda, com Segurança e confidencialidade. Implantando um software como ferramenta de auxílio, seria possível manter todos os registros num único banco de dados, com a guarda histórica dos dados por anos, sem riscos de perdas, propiciando acesso seguro, controlado e confidencial às informações. Ao mesmo tempo, propicia sinergia com a integração das áreas de Saúde e Segurança, permitindo que o PPRA realizado na empresa se integre operacionalmente com o PCMSO no dia-a-dia. O uso de um sistema informatizado permite a implantação fácil de procedimentos e políticas padronizadas, tornando a gestão mais uniformizada na empresa. Significa que na hora que for preciso obter uma informação estatística, a mesma será gerada mais facilmente, já que está guardada dentro do banco de dados da empresa. A imagem da empresa perante fornecedores, certificadores ISO, fiscais, e outros, estará sendo realçada na verificação da eficácia e a eficiência dos controles da empresa no ambulatório médico e na área de Segurança do Trabalho. Outro problema muito comum nas empresas é o tempo gasto internamente para gerar estatísticas e controles manuais, desviando o pessoal de segurança das suas funções prioritárias de prevenção.

PARA CONVENCER

Então surge a pergunta: Por que o usuário de Saúde e Segurança quer um software? “A empresa já comprou os microcomputadores que foram solicitados”!

Neste ponto, o ideal, e que sempre ajuda, é mostrar e explicar a rotina básica administrativa das Áreas de Saúde e Segurança para quem toma as decisões na sua empresa, e como esta rotina, muitas vezes, se traduz em apenas um conjunto de dados em “n” documentos, sem integração e sem possibilidade de obter informações que possibilitem, futuramente, a prevenção. E fundamental apontar o que deveria ser feito na área conforme estabelecido na legislação e como isto fica inviável de ser feito manualmente. Mostrar que a área de Saúde e Segurança é fiscalizada e tem solicitações de diversas entidades, tais como DRT, INSS, sindicatos, Bombeiros, Poder Judicial, etc.

Finalmente explicar que do jeito que funciona, sem software e sem um banco de dados confiável, fica difícil levantar manualmente as informações que a própria diretoria solicita.

Depois de expor isto tudo, pergunte apenas para efeitos comparativos, se em algum momento a empresa questionou a necessidade de um software na área de contabilidade.

Alguém imagina o contador da empresa lançando manualmente os dados num livro e confeccionando o Diário, Razão e Balancete manualmente? Esta cena era possível há 30, 40 anos. Hoje o procedimento manual não é nem aceito pela fiscalização da Receita Federal.

Dicas para uma boa gestão

Escolha um sofiware em função das suas necessidades e possibilidades financeiras.

Obtenha apoio político e administrativo para o projeto.

Certifique-se de que os volumes processados e a serem armazenados (mais de 20 anos) poderão ser suportados pelo sistema escolhido

Defina critérios de integração com seu atual sistema de Gestão de RH (Folha de pagamento).

Envolva a área de informática da empresa e deixe claro que o projeto é importante para a empresa (e que não se trata apenas de um simples controle do prontuário médico)

Defina responsáveis internos pela escolha do software e pelo projeto.

Tenha sempre presente que a informatização de Saúde e Segurança é um projeto com prazos e responsáveis e não a simples compra de um CD de software.

Converse com o fornecedor do software.
Defina a equipe responsável pela implantação do sistema.
Levante os dados que serão lançados no sistema.
Defina as políticas e os procedimentos a serem seguidos.
Disponibilize sua infra-estrutura computacional.

E finalmente: deixe bem claro que a empresa quer o sistema funcionando no mais breve espaço de tempo!

LUCRO DA EMPRESA

Bom, neste ponto, você já foi capaz de explicar seus problemas atuais e até de mostrar o porquê é importante informatizar a sua rotina. A diretoria até já entendeu que precisa mesmo de um sistema informatizado. Mas aí surge a pergunta fatal, aquela pergunta que pode fazer sua iniciativa ir por água abaixo: Qual será o retorno financeiro para a empresa? Em quanto tempo o investimento no software de Saúde e Segurança dará retorno para a empresa? Tente responder com outras perguntas:

Qual é o retorno dos extintores comprados pela empresa recentemente? (extintor não tem retorno, mas se não estiver disponível na hora que precisar…)

Qual é o custo atual de não ter controles administrativos históricos seguros?

Qual é o risco de multas por parte de um dos três mil fiscais do Ministério do Trabalho, caso seja verificado que um funcionário não fez o Exame Periódico?

Qual é o risco de perder uma ação trabalhista na Justiça por não encontrar aquele recibo de EPI preenchido pela empresa?

Como obter o certificado ISO 9000, 14000 e outros sem mostrar que temos os controles de prontuários, EPI”s, treina- mentos de Segurança e Riscos sendo realizados de forma organizada por um sistema?

Qual é o valor em mostrar para nossos fornecedores que a empresa cumpre os requisitos de Saúde e Segurança?

E também tente responder mostrando que:

Os exames laboratoriais poderão ser controlados mais de perto junto a cada um dos laboratórios externos (menor custo).

Que a quantidade de despesas com EPI”s passarão a ser menores, uma vez que os funcionários saberão que agora tem um sistema controlando os mesmos (menor custo).

Que o risco de ter um funcionário não treinado e não habilitado será menor implementando um controle permanente dos vencimentos dos treinamentos (menor custo com acidentes).

Bem se no final de todas estas argumentações ainda houver problemas. sempre teremos o recurso de dizer que o principal concorrente da empresa já comprou. há muito tempo. um sistema semelhante.

BENEFÍCIOS

As informações que a empresa pode obter a partir da utilização do sistema e as melhorias obtidas são muitas. e todas elas relacionadas com o perfil de Saúde Ocupacional e Assistencial do funcionário, passando pelo histórico de riscos aos quais ele está ou esteve exposto (Perfil Profissiográfico), acidentes e incidentes ocorridos na empresa. informações epidemiológicas da população de empregados. doenças. incidências, uso otimizado dos EPI”s, etc.

E podemos obter as informações em quais níveis? Por empresa, por setor, por funcionário, por cargo, por dia. por la- boratÓrio (prestadores de serviços). por fornecedor. por médico.

E quais os indicadores de Saúde e Segurança da empresa que podem melhorar?

Com a melhoria nos controles e acompanhamentos preventivos, podemos diminuir a freqüência de acidentes, o índice de absenteísmo, o valor pago pelos exames laboratoriais, diminuir e otimizar o custo com EPI”S e EPC”s, e evitar a perda de documentos legais que poderão ser- vir em questões trabalhistas futuras.

Ricardo Donner
Diretor Comercial e Sócio da Nexo CS Informática Ltda, empresa especializada no desenvolvimento de software para SST.

BrazilSpainUSA