A transformação digital vem revolucionando a forma como as empresas lidam com documentos, processos e conformidade. Na área de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), essa mudança é ainda mais significativa: automatizar e digitalizar registros é fundamental para garantir agilidade, rastreabilidade e segurança jurídica.
Um dos pilares dessa modernização é a assinatura digital certificada, tecnologia que substitui o papel e a caneta por um processo totalmente eletrônico, seguro e com validade legal.
Mas afinal, o que diferencia uma assinatura eletrônica de uma assinatura digital, e como ela pode simplificar a gestão de SST?
O que é Assinatura Digital e qual sua diferença da assinatura eletrônica
Embora os termos sejam parecidos, há uma diferença essencial:
Assinatura eletrônica: é qualquer forma de assinatura feita digitalmente — como senhas, biometria ou imagem manuscrita em um documento.
Assinatura digital: é uma categoria específica de assinatura eletrônica que utiliza criptografia e certificado digital ICP-Brasil, garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica.
Ou seja: toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.
Segurança jurídica e validade da assinatura na SST
De acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, a Lei nº 12.682/2012 e a Lei nº 14.063/2020, documentos assinados digitalmente têm o mesmo valor legal que os manuscritos — desde que utilizem certificados emitidos pela ICP-Brasil.
Na prática, isso significa que atestados, documentos legais como PGR, PCMSO e LTCAT podem ser assinados e armazenados digitalmente, mantendo sua validade jurídica e facilitando auditorias e fiscalizações.
Benefícios da assinatura digital certificada na gestão de SST
A assinatura digital certificada é uma aliada poderosa para os profissionais de SST, oferecendo benefícios diretos como:
Agilidade operacional: elimina a necessidade de impressão, transporte e arquivamento físico de documentos.
Redução de custos: menos papel, menos deslocamentos e menos tempo gasto em processos manuais.
Rastreabilidade e compliance: cada assinatura eletrônica gera um registro completo de quem assinou, quando e em qual documento.
Segurança da informação: a criptografia impede qualquer alteração após a assinatura, garantindo a integridade dos dados.
Sustentabilidade: ao reduzir o uso de papel, a empresa também contribui com práticas ESG.
Em um cenário onde a documentação técnica e médica é obrigatória e auditável, o uso da assinatura segura reduz riscos de perda, falsificação ou inconsistência de dados — problemas comuns em processos manuais.
Boas práticas para manter a validade e segurança dos documentos digitais
Para garantir que seus documentos de SST continuem válidos e protegidos:
– Não é necessário rubrica: a assinatura online valida o documento por completo.
– Evite imprimir documentos assinados digitalmente — eles perdem validade jurídica.
– Não utilize “Salvar como…” ou “Imprimir em PDF” após a assinatura, pois isso pode invalidá-la.
– Não existe “segunda via” de documento eletrônico — cada cópia original é única e autêntica.
– Dispense cópias autenticadas: o certificado digital já é o próprio comprovante de autenticidade.
Como validar uma assinatura digital
A verificação da autenticidade é simples e pode ser feita no portal oficial do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI):
👉 https://validar.iti.gov.br
Lá, é possível confirmar se a assinatura digital é válida e emitir um relatório de conformidade — ideal para empresas que precisam manter evidências legais em processos de SST e auditorias de EHS.
Conclusão
Mais do que uma tecnologia, a assinatura digital é uma aliada estratégica da gestão de SST. Ela garante segurança, conformidade e rastreabilidade em todos os documentos relacionados à saúde ocupacional e à segurança dos colaboradores, permitindo que as empresas se concentrem no que realmente importa: proteger pessoas e fortalecer a cultura de segurança.
💡 Com a NEXO, sua empresa pode integrar a assinatura digital diretamente na gestão de SST, automatizando processos, reduzindo custos e garantindo total validade jurídica aos seus documentos.
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